Инвентарная книга (библиотечная)

Описание и состав

Указания к ведению инвентарной книги для библиотек образовательных учреждений

1. Каждая библиотека образовательного учреждения должна вести точный учет своего книжного фонда.
2. Важнейшим учетным документом является инвентарная книга библиотеки образовательного учреждения.
3. В инвентарную книгу заносятся все библиотечные книги в порядке их поступления.
4. Стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, бухгалтерия относит на баланс библиотеки.
5. В графе 1 «Дата записи в инвентарной книге, № записи в Книге суммарного учета» вначале указываются день и месяц фактической записи издания в инвентарь и через тире порядковый номер, под которым в книге суммарного учета записана поступившая в библиотеку партия (например. 10.02-24).

Год записи изданий в инвентарь указывается в верхнем левом углу каждой новой страницы инвентарной книги.

Дата записи изданий, заинвентаризированных в один и тот же день, указывается лишь один раз и не повторяется, если заполняется сразу несколько страниц инвентарной книги.

Если в инвентарь в один и тот же день записываются сразу несколько партий, в графе 1 при записи каждой новой партии указывается только номер записи в книге суммарного учета.

6. В графе 2 «Инвентарный №“ на каждой строчке проставляется порядковый номер, присвоенный каждому экземпляру издания.

Во избежание ошибок номера проставляют нумератором или вручную до записи издания в инвентарную книгу.

7. В графе 3 «Отметки о проверке» во время проверки библиотечного фонда условным значком отмечается наличие или отсутствие данного издания в фонде. Эти значки для каждого года проверки должны быть разными по цвету или изображению.
8. Графы 4-7 инвентарной книги заполняются по титульному листу издания, недостающие данные берутся из выходных сведений.
9. В графе «Автор и заглавие» приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы авторов не указываются; при наличии двух авторов через запятую пишутся фамилии обоих; при наличии трех авторов пишется фамилия первого с указанием «и д»; при наличии четырех и более авторов издание записывается под заглавием. Между фамилией автора и заглавием не следует оставлять свободного промежутка или ставить тире. Не следует также заключать заглавие в кавычки. Заглавие, состоящее из нескольких слов, разрешается сокращать, но так, чтобы можно было понять его смысл. При записи длинного заглавия (более 5 слов) записывают только первые 2-3 слова. Обязательно указываются порядковые номера томов, частей и выпусков. При записи на одной странице дублетов одного и того же издания или многотомного издания с одном заглавием в последующих строках графы 4 ставят кавычки и указывают (при записи многотомных изданий) порядковый номер тома.
10. В графе “Цена», разделенной на две подграфы: рубли (графа 6) и копейки (графа 7). указывается цена, поставленная на обложке издания. Если при заполнении этой графы какая-либо из цодграф остается незаполненной, в ней ставят прочерк.
11. В графе 8 указывают номер акта, в котором оформлено 1 исключение данного издания, и через тире - последние две цифры года его составления (например, 121-181).
12. В нижнем поле страницы инвентарной книги при необходимости записывается «Примечание», где указываются особенности наиболее ценных-изданий; разного рода серьезные дефекты, обнаруженные в издании; исправления ошибок, допущенных при записи.
13. Каждое издание записывается на языке оригинала чернилами (пастой) черного (синего) цвета. Записи в инвентарной книге следует производить аккуратно, разборчивым почерком. Подчистки не допускаются.
14. Инвентарный номер, присвоенный книге, сохраняется за I ней на весь период нахождения ее в фонде.

Номера книг, выбывших из фонда, не должны присваиваться другим вновь поступившим изданиям.

15. Библиотека обязана ежеквартально сверять количество и | стоимость книг, записанных в инвентарь, с данными бухгалтерии.
16. В инвентарную книгу не записываются:
брошюры (непериодическое текстовое книжное издание объемом свыше четырех, но не более 48 страниц (ГОСТ 16447-78. Издания. Термины и определения основных видов).
журналы.
17. Переписка инвентарных книг или переинвентаризация фонда могут производиться лишь в исключительных случаях только с разрешения органов народного образования.