Книга поступления и выбытия документов

В соответствии с Приложением 24 к п. 6.3.3 Основных правил работы архивов организаций для учета в архив поступающих (выбывающих) документов (в том числе по вопросам кадровой работы), а также учета количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших из архива (в пределах учетного периода времени), должна вестись Книга поступления и выбытия документов.

Графы книги поступления и выбытия документов

• 1. № пп
• 2. Дата поступления (выбытия)
• 3. От кого поступил(и) (куда убыл(и))
• 4. Наименование, номер и дата документа, на основании которого поступил(и) (выбыл(и)) документ(ы)
• 5. Наименование и номер описи (фонда) поступивших (выбывших) документов
• 6. Крайние даты поступивших (выбывших) документов, включенных в опись

7-9. Поступление описанных документов

• постоянного хранения
• временного (свыше 10 лет) хранения
• по личному составу (кадрам)

10-12. Выбытие описанных документов

• постоянного хранения
• временного (свыше 10 лет) хранения
• по личному составу (кадрам)

13-14. Неописанных дел документов, листов

• поступило
• выбыло
• 15. Примечание