Книга учета личных дел

Личные дела учитываются как документы Для служебного пользования, регистрируются в специальной книге.

Книга учета личных дел имеет графы

• 1. № записи
• 2. Номер личного дела
• 3. Дата заведения
• 4. Дата закрытия
• 5. Ф.И.О. работника
• 6. Табельный номер
• 7. Причина закрытия личного дела
• 8. Место хранения личного дела
• 9. Дата передачи в архив
• 10. Примечание

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного

Вместо книги учета личных дел также используют Книгу регистрации личных дел или Журнал учета личных дел.