Журнал учета личных дел

На основании соответствующих нормативно-правовых актов или (и) локальных актов предприятия на работников (отдельные категории работников) могут вестись личные дела.

Под личным делом следует понимать комплекс (упорядоченную совокупность) документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике (его персональных данных).

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников

• руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
• руководители структурных подразделений и их заместители;
• главные (ведущие) специалисты;
• работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
• работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
• работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Поскольку документы в составе личного дела содержат наиболее полную информацию о персональных данных работника, на предприятии должны быть созданы условия для их надлежащего хранения, в том числе и учета.

Журнал учета личных дел имеет графы

• 1. № пп
• 2. Дата документа
• 3. Фамилия, инициалы
• 4. Подразделение
• 5. Примечание

См. также: Журнал регистрации личных дел работников, Журнал регистрации личных дел служащих, Книга регистрации личных дел, Книга учета личных дел