Журнал учета предложений, заявлений и жалоб

Журнал учета предложений, заявлений и жалоб применяется г.о. в в ФАПСИ, учреждениях пенетенциарной системы и т. д.

Все поступившие обращения граждан в федеральные органы правительственной связи и информации, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в Журнале учета предложений, заявлений и жалоб, включенном в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа.

Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы (службы) или учебы заявителя.

Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю федерального органа, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью В дело и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) федерального органа, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.

Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) федеральных органов отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

Срок хранения дел и журналов учета предложений, заявлений и жалоб - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

Графы журнала учета предложений, заявлений и жалоб

• 1. Порядковый учетный номер
• 2. Дата поступления
• 3. Ф.И.О. заявителя
• 4. Адрес местожительства заявителя

5-6. Количество листов

• основного документа
• Приложения
• 7. Откуда поступило, номер и дата
• 8. Вид обращения и его краткое содержание
• 9. Кому передано, указано (резолюция), дата, срок исполнения
• 10. Подпись лица, получившего обращение или номер и дата реестра, по которому отправлено обращение
• 11. Отметка об исполнении и ответе заявителю

12-13. Местонахождение обращения

• номер дела и тома
• номера листов