Журнал учета заказов на копирование документов

Архив должен вести раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе заказов на копирование архивных документов, поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Учету подлежат все формы использования. При исполнении запросов пользователей фиксируются все этапы работы от консультирования пользователя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива.

При возвращении пользователем дел для передачи в хранилище сотрудник архиве проставляет дату возврата пользователем единиц храненияединиц учета и ставит свою личную подпись.

Журнал учета заказов на копирование документов имеет графы

• 1. № пп
• 2. Заказчик
• 3. Структурное подразделение архива, направившее заказ
• 4. Количество листов, кадров мф
• 5. Поисковые данные документов
• 6. Количество экземпляров
• 7. Дата поступления заказов
• 8. Дата исполнения заказа

9-11. Заказчику передано

• листов
• кадров мф
• другое
• 12. Отметка о получении (подпись, дата)
• 13. Примечание