Журнал регистрации справок с места работы

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги. Справки с места работы занимают особое место в составе документации по кадрам (личному составу). Их основная цель - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта.

К числу последних относятся

• 1. место работы (организация и ее структурное подразделение);
• 2. должность или профессия;
• 3. стаж работы в определенной должности (по профессии);
• 4. размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Как правило, в нормативных правовых актах, устанавливающих требования о представлении справок с места работы, указывается, какая информация должна в них содержаться.

Журнал регистрации справок с места работы имеет графы

• 1. Дата выдачи
• 2. № справки
• 3. Ф.И.О. работника
• 4. Табельный номер
• 5. Содержание справки
• 6. Назначение справки
• 7. Ф.И.О. работника, выдавшего справку
• 8. Должность работника, выдавшего справку
• 9. Роспись в получении справки
• 10. Примечание