Журнал регистрации выдачи справок с места работы

Особую роль в материалах по личному составу играют справки с места работы. Данные справки служат удостоверяющей цели - подтверждение наличия или отсутствия особых видов данных

• место работы сотрудника (название организации, ее структурного подразделения);
• занимаемая должность сотрудника или профессия;
• стаж работы по данной должности или по профессии;
• размер ставки или жалования..

Справки с места работы также могут быть затребованы органы государственной власти, органы местного самоуправления и сторонние организациями могут потребовать справки с места работы, включая другие данные или факты.

Для учета и регистрации кадров и кадровой документации в организациях, работниками отдела кадров используются специальные журналы (книги) учета. Справки о работе, трудовом стаже, о заработной плате учитываются в отделе кадров с помощью журнала регистрации выдачи справок с места работы. Специалисты отдела кадров разрабатывают порядок составления журнала регистрации выдачи справок с места работы, так же они несут обязательства, которые касаются сохранности документации правильности заполнения граф.

Обложка журнала регистрации выдачи справок с места работы изготавливается из мягкого или твердого материала, в зависимости от предпочтений организации. На лицевой стороне отображается название организации, дата начала и окончания ведения журнала.

Информация о работнике, который несет ответственность за ведение журнала, приводится на обложке журнала и содержит сведения

Фамилия, инициалы ответственного лица;

Занимаемая должность;

Страницы журнала регистрации выдачи справок с места работы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью руководителя или сургучным оттиском. Это обеспечит защиту журнала от незаконного изъятия страниц или их внесения.

Все записи в журнале журнала регистрации выдачи справок с места работы вносятся пастой черного, синего или фиолетового цветов.

Фамилию, имя, отчество указывается полностью. Наименование должности, специальности, профессии указывается в соответствии со штатным расписанием.

Исправления, удаление сделанных записей или помарок с помощью корректирующих средств запрещается.

Журнал имеет графы

• 1. № пп
• 2. Ф.И.О. работника
• 3. Должность
• 4. Место требования
• 5. Дата выдачи
• 6. Роспись в получении справки