Книга регистрации исходящих документов

Регистрация исходящей документации ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные об исходящей корреспонденции.

Под регистрацией документов подразумевается присвоение отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью

• обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
• систематизации и обработки корреспонденции;
• облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
• обеспечения сохранности документов;
• проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Книга регистрации исходящих документов имеет графы (столбцы)

• 1. Исходящий номер
• 2. Дата
• 3. Куда и кому адресован документ
• 4. Краткое содержание
• 5. Количество листов
• 6. Кем подписан
• 7. Исполнитель
• 8. Какой входящий номер исполнен
• 9. Номер дела и листа
• 10. Примечание

См. также Журнал регистрации исходящей корреспонденции