Книга выдачи документов

Документ отменен

Форма Книги выдачи документов утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, а также соответствует Приложению № 19 к Основным правилам работы архивов организаций, которые утратили силу.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

Они регистрируются в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

Выданные архивные документы работнику архива для использования в служебных целях оформляются заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, которые визируются руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требованием) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в котором работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения. Документация находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Архивные документы в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

Полученные архивные документы во временное пользование оформляются актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируются в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

Книга выдачи документов имеет графы

• 1. № пп
• 2. Дата выдачи
• 3. Фонд №
• 4. Опись №
• 5. Ед. хр. №
• 6. Кому выдано
• 7. Расписка в получении дела
• 8. Дата возврата дела
• 9. Расписка в возвращении дела
• 10. Примечание

См. также: Журнал учета выдачи архивных (дел) документов во временное пользование, книга выдачи архивных справок, выписок и копий документов