Журнал регистрации исходящих документов

Форма журнал регистрации исходящих документов не имеет унифицированной формы.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы.

Рассмотрим сложившиеся правила регистрации. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы.

Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные

• индекс документа, включающий дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

Журнал регистрации исходящих документов имеет графы

• 1. Регистрационный исходящий номер
• 2. Наименование организации, куда направляется письмо
• 3. Ф.И.О., кому адресовано письмо
• 4. Содержание письма
• 5. Исполнитель письма