Журнал учета исходящей корреспонденции

Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы. Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии. В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ. Датой документа считают день, когда он был подписан.

Журнал учета исходящей корреспонденции имеет графы

Раздел 1. Регистрация исходящей корреспонденции

• 1. № пп
• 2. Время, дата регистрации дата, время отправки, исх. Номер
• 3. Адрес, наименование, Ф.И.О. получателя
• 4. Краткое содержание документа, объем (стр.)
• 5. Подписант
• 6. Способ отправки
• 7. Копия в деле № и другие отметки

Раздел 2. Регистрация исходящей электронной почты

• 1. № пп
• 2. Время, дата отправки дата, время регистрации, исх. Номер (при необходимости указать, на какой вх. номер ответ)
• 3. Наименование или Ф.И.О. получателя, электронный адрес
• 4. Наименование документа
• 5. Объем информации в байтах
• 6. Краткое содержание
• 7. Наименование подразделения, фамилия и инициалы отправителя
• 8. Адрес электронной почты отправителя

См. также: Журнал регистрации исходящей корреспонденции для нотариусов, Журнал учета исходящей корреспонденции радиостанции, Журнал учета исходящей корреспонденции (Форма №1-а), Журнал входящей и исходящей корреспонденции, Книга регистрации исходящей корреспонденции